Vier Dinge, die wir über visuelle Remote Collaboration Tools gelernt haben, als wir ins kreative Homeoffice umgezogen sind.

Wie halten Sie den Geist der kreativen Zusammenarbeit aufrecht, wenn Sie über Nacht ins Homeoffice müssen? Erfahren Sie, wie unser Kreativprozess inklusiver, kollaborativer, transparenter, präziser und letztlich unabhängiger von unserem Büro und unserem Standort wurde – lesen Sie unseren neuesten Beitrag >>>

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  • Vier Dinge, die wir über visuelle Remote Collaboration Tools gelernt haben, als wir ins kreative Homeoffice umgezogen sind.

    by Stephan Thiemt, Senior Designer, PHOENIX Stuttgart;
    Illustration by Lea Buchfink, Designerin, PHOENIX Stuttgart.

    Hinweis: Diese Ergebnisse lassen sich auf verschiedene Tools übertragen, wie z.B. Google Suite, Figma und andere. Unsere Perspektive bezieht sich jedoch auf Miro.

    Der Anfang des COVID-19-Ausbruchs hat eine Reihe von unerwarteten Auswirkungen auf PHOENIX gezeigt. In erster Linie nicht einmal im Hinblick auf den globalen Wirtschaftsabschwung, sondern auf die Bedingungen, unter denen wir zu arbeiten gewohnt waren. Wie für viele andere wurde das Arbeiten aus dem Homeoffice über Nacht zur neuen Realität. Das brachte Herausforderungen für unsere kreativen Abläufe. Wir verlassen uns stark auf die Kraft der physischen Zusammenarbeit in Form von großen Wänden voller Skizzen und inspirierendem Material, Prototypen zum Anfassen und dem intensiven persönlichen Austausch.

    Bei PHOENIX gestalten wir Produkte und Services für ein smarteres Leben. Der Kern unserer kreativen Arbeit besteht darin, herausragende neue Ideen zu generieren und sie dann – als unsere kreative Superkraft – zu visualisieren und auf den Markt zu bringen. Als aber plötzlich alle von zuhause aus arbeiteten, fühlte es sich an, als ob unsere Superkräfte über Nacht den Biss verloren hätten.

    Wir mussten schnell einen Ersatz für diesen kritischen und leider auch zutiefst analogen Schritt unseres kreativen Prozesses finden. Wenn es darum geht, Design-Opportunities aus den unterschiedlichsten Recherche-Ergebnissen herauszudestillieren, brauchen wir dafür normalerweise große Wandflächen, Post-its, analoge Skizzen und schließlich auch, dass wir alle im selben Raum sind, um die richtigen Schlüsse aus dem gesammelten Material zu ziehen.

    Wenn man im selben Raum ist und alle Recherchen und Analysen ausgedruckt hat, wenn die Fragen zur Ideenfindung formuliert sind und das Team gebrieft ist, dann würde man klassischerweise damit anfangen, seine Ideen auf Post-its oder Papier zu scribbeln. Im nächsten Schritt würde man sie an die Wand hängen, darüber diskutieren und die einzelnen Ideen zu vielversprechenden Meta-Ideen clustern, auf deren Grundlage dann später das Design für ein künftiges Produkt oder Service entsteht. Dieser bewährte Prozess hat ziemlich lange gut funktioniert, lässt sich aber praktisch nicht durchführen, wenn Teile des Teams von zuhause aus arbeiten. Um diese Herausforderung erfolgreich zu bestehen, mussten wir den Biss zurückgewinnen.

    Das war der Zeitpunkt, an dem wir uns an ein Tool erinnert haben, von dem wir immer dachten, es wäre noch nicht der rechte Moment dafür – Miro. Inzwischen haben wir mit diesem Tool zur visuellen Zusammenarbeit aus der Ferne schon über drei Monate lang gearbeitet. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um zu teilen, was wir aus der Umstellung aufs Homeoffice gelernt haben und wie wir dazu stehen, auch jetzt, wo mit dem Abflauen der Pandemie eine Mischung aus Arbeiten im Homeoffice und vor Ort möglich ist:

    Entfesseln Sie das gesamte kreative Potential Ihres Teams mit digitaler Ideenfindung.
    Mit unserem Tool zur visuellen Zusammenarbeit aus der Ferne sind wir so nah wie irgend möglich an den Abläufen, als wären wir alle im selben Raum, plus ein paar gute Extras obendrauf! Und zwar: Dank einer einheitlichen, universell verfügbaren Leinwand lassen sich unterschiedliche Medien und Vorgehensweisen im Team ganz einfach zusammenführen. Das ist inklusiv und bringt Menschen zusammen, die sonst durch verschiedene Tools oder Räume getrennt wären – man denke nur an Text und Bilder von Researchern in Shanghai, Tabellen von Business-Experten in Schiltach, Programm-Codes von Ingenieuren in München und Skizzen von Designern in Stuttgart. Das ist vielleicht etwas vereinfacht, aber Sie merken, worauf es hinausläuft. Endlich können wir Research-Erkenntnisse, Mood-Boards, Inspirationen, Ideen, Experimente und Umsetzungen effizient zusammenführen. Wir kommen schnell zu Schlussfolgerungen, können Ideen kombinieren, und alle Beteiligten sehen das große Ganze. Alles ist an ein und derselben Stelle, im selben Medium, auf das alle jederzeit von überall her zugreifen können.

    Intensivieren Sie die Ideenfindung aus der Ferne.
    Wir können aus der Ferne präsentieren – und es gibt eigentlich keinen Grund dafür, dass der Moderator Feedbacknotizen in die Präsentation einarbeitet, wie man es machen würde, wenn man nur einen Bildschirm teilt. Alle im Team können in Echtzeit ihren Beitrag leisten, und das erscheint dann für alle sichtbar auf dem Bildschirm. Zusätzlich erleichtert das "unfertige Gefühl" der Tool-Formatierung, z.B. Post-its, die Diskussion. Das ist vergleichbar mit der Diskussion, wenn man handgezeichnete Skizzen zeigt anstatt ausgefeilte Formen der Visualisierung zu wählen, die sich gleich "zu perfekt" anfühlen. Dann mag niemand mehr die grundlegende Idee in Frage stellen. Und noch etwas: Wenn man die Priorität auf die Arbeit aus der Ferne, also aus dem Homeoffice, legt, spart man Reisezeit, und letztendlich hat man das Gefühl, dass man einfach mehr schafft.

    Inklusive Zusammenarbeit von überall und jedem Gerät aus.
    Dies war für uns eine ausgesprochen wichtige Erkenntnis. Jetzt aber, wo wir zeitweise wieder im Studio sind, können wir die erforderlichen 1,5 m Abstand halten und unsere eigenen Geräte benutzen und auf unserem eigenen Bildschirm die Informationen anschauen, und sind doch mental immer auf demselben Stand. Noch einmal: Das Tool ist so inklusiv, dass es nicht darauf ankommt, wo man sich tatsächlich physisch befindet – man kann immer einen sinnvollen Beitrag leisten. Der Kern des Gesprächs, ob aus der Ferne oder vor Ort, wird die Tafel in der Cloud, und alle haben die gleichen Möglichkeiten, am Gespräch teilzunehmen. Es gibt keinen "unfairen Vorteil" für die, die im Studio vor Ort sind. Funktionen wie das Verfolgen des Cursors von denen, die einen Beitrag leisten, oder dass man anderen erlauben kann, den eigenen Viewport zu überwachen, unterstützen diesen Arbeitsstil noch weiter.

    Halten Sie alles hyper-transparent.
    Sämtliche Miro-Boards in der Organisation sind "auf Schritt und Tritt verfolgbar", so dass man erfahren kann, wie die anderen arbeiten und wie deren Status gerade ist – und zwar in Echtzeit. Sie können Updates im Verlauf anschauen, also was sich kürzlich ereignet hat, und wie die Dinge miteinander zusammenhängen. Dadurch können Sie die Projektleinwand in ihrer ganzen Größe ausnutzen, um Ihren Prozess nachvollziehbarer zu machen – für Partner, Mitarbeiter und neue Team-Mitglieder –, und das bringt Transparenz und Empathie in den Prozess ein. Damit wächst die Fähigkeit, von anderen zu lernen, ganz grundlegend, und damit lässt sich der gesamte Projektablauf zum ersten Mal in einem einzigen Tool abbilden.

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    Insgesamt lässt sich also sagen, dass wir unseren Kreativprozess gerettet haben, und unseren Biss wiedererlangt haben. Dank unserer Leinwand in der Cloud ist unser Kreativprozess inklusiver, kollaborativer, transparenter, präziser und letztlich unabhängiger von unserem Büro und unserem Standort geworden. Jetzt unterstützt er uns in unserer alltäglichen Arbeit, indem das gesamte kreative Potential unseres Teams entfesselt wird, egal wo wir uns gerade befinden, und er regt uns dazu an, das meiste aus unserer Zusammenarbeit mit unseren Kunden und unseren Freunden herauszuholen.

     

  • Über den Autor:

    Über den Autor:

    Stephan Thiemt (*1991) ist Senior Designer bei Phoenix Design. Nachdem er seine berufliche Laufbahn bei Phoenix begonnen hatte und zwischendurch in London für IDEO tätig war, ist er seit März 2020 wieder zurück bei Phoenix Design. Stephan ist mit ganzem Herzen Designer und denkt obendrein strategisch, sodass er fest davon überzeugt ist, welch große Potentiale sich in der Verbindung von neuen Technologien mit menschlichen Bedürfnissen und Geschäftsstrategien realisieren lassen, um alltägliche Erfahrungen auf ein neues Niveau zu heben. Was er erreichen will, sind zukunftssichere Innovationen, Design-getrieben Strategie und überzeugende Ästhetik, wobei er am liebsten die Grenzen zwischen physischen und digitalen Formfaktoren auflöst. Er arbeitet gerne an Innovations-Beratung in den Bereichen vernetzte Produkte und ganzheitliche Ökosysteme aus Produkten und Dienstleistungen und setzt dazu seine professionellen Erfahrungen in User Experience Design, Design-Strategie und Produkt-Design ein.